Skanowanie a OCR – jak wyodrębniać dane ze skanów i plików PDF?

Uporządkowanie środowiska wydruku pozwala lepiej kontrolować koszty i ograniczyć niepotrzebne zużycie papieru. Nadal jednak wiele dokumentów trafia do organizacji jako papierowe pisma, skany, zdjęcia lub pliki PDF.

Zapisanie dokumentu w formie cyfrowej nie oznacza jeszcze, że zawarte w nim informacje można automatycznie wykorzystać. Jeśli dokument pozostaje jedynie obrazem, pracownik nadal musi odczytać jego treść i ręcznie wprowadzić informacje do odpowiedniego systemu.

W tym artykule wyjaśniamy, czym różni się skanowanie od OCR, jak przebiega rozpoznawanie treści dokumentu i w jaki sposób można wyodrębnić z niego dane potrzebne w dalszych procesach.

Skanowanie tworzy cyfrowy obraz dokumentu, np. plik JPG lub PDF. OCR (Optical Character Recognition) rozpoznaje znajdujące się na nim znaki i przekształca je w tekst możliwy do dalszego wykorzystania. Dzięki temu treść dokumentu można przeszukiwać, kopiować lub wykorzystywać w innych systemach.

Wykorzystanie OCR pozwala m.in.:

• przeszukiwać cyfrowe archiwa,
• odczytywać kluczowe dane, takie jak NIP, kwoty, daty czy numery dokumentów,
• przekazywać informacje do systemów ERP, księgowych lub obiegu dokumentów,
• ograniczać ręczne przepisywanie danych z dokumentów.

WASKO OCR rozpoznaje tekst z dokumentów papierowych, skanów, zdjęć, plików graficznych i PDF-ów. Wybrane informacje mogą następnie zostać wyodrębnione i przekazane do dalszego przetwarzania w systemach organizacji.

Przetwarzanie dokumentu z wykorzystaniem OCR można podzielić na kilka etapów:

1. Wczytanie dokumentu
   System przyjmuje plik wejściowy — może to być skan, zdjęcie, plik graficzny albo PDF.
2. Obróbka obrazu
   Dokument jest przygotowywany do odczytu. Na tym etapie można wyprostować obraz, usunąć szumy, plamy lub inne elementy utrudniające rozpoznawanie tekstu oraz poprawić jego czytelność.
3. Analiza i rozpoznanie znaków
   Technologia OCR analizuje obraz i rozpoznaje znajdujące się na nim litery, cyfry oraz inne znaki, przekształcając je w tekst możliwy do dalszego wykorzystania.
4. Strukturyzacja i eksport danych
   Rozpoznane informacje mogą zostać uporządkowane i przekazane dalej – na przykład do bazy danych, systemu księgowego, ERP lub systemu obiegu dokumentów.

WASKO OCR łączy te etapy w jeden konfigurowalny proces przetwarzania dokumentu, obejmujący przygotowanie obrazu, rozpoznanie tekstu oraz przygotowanie danych do wykorzystania w systemach organizacji.

OCR odpowiada przede wszystkim za rozpoznanie znaków znajdujących się na obrazie dokumentu. Ekstrakcja danych pozwala następnie wskazać w rozpoznanej treści konkretne informacje, takie jak numer faktury, NIP, data czy kwota, i zapisać je w określonej strukturze.

Ma to znaczenie w procesach biznesowych, ponieważ system docelowy często potrzebuje konkretnych wartości przypisanych do odpowiednich pól, a nie pełnej treści dokumentu. W przypadku faktury mogą to być na przykład numer dokumentu, NIP kontrahenta, data i kwota. Z umowy można wyodrębnić np. dane stron, datę zawarcia lub numer dokumentu, natomiast formularz będzie wymagał innego zestawu danych, zależnego od procesu, w którym jest wykorzystywany.

WASKO OCR pozwala określić zakres danych przeznaczonych do ekstrakcji, a następnie przekazać wyodrębnione informacje do docelowego systemu. Ogranicza to konieczność ręcznego wyszukiwania i przepisywania danych, które mogą zostać wykorzystane np. w systemie księgowym, bazie danych lub dalszym obiegu dokumentów.

Do organizacji trafiają dokumenty o bardzo zróżnicowanej jakości. Mogą to być pliki przekrzywione, niewyraźne, zawierające pieczęcie, plamy, szumy lub inne elementy utrudniające odczyt tekstu. Jeśli taki dokument trafi bezpośrednio do dalszego przetwarzania, jakość rozpoznania może być niższa, a część informacji może zostać odczytana nieprawidłowo.

Dlatego ważnym etapem jest przygotowanie dokumentu do odczytu. WASKO OCR wspiera wstępne przetwarzanie obrazu: prostuje dokumenty, usuwa zakłócenia, plamy i pieczęcie, poprawia czytelność tekstu, a następnie rozpoznaje znaki i wyodrębnia wskazane dane. Dodatkowo moduł wykorzystujący AI może korygować błędy w rozpoznanym tekście na podstawie kontekstu, co zwiększa dokładność informacji przekazywanych dalej.

Po rozpoznaniu i wyodrębnieniu danych można wykorzystać je podczas rejestracji i klasyfikacji dokumentu albo przekazać do systemu odpowiedzialnego za jego dalszy obieg.

Ten kolejny etap wspiera AIDA – AI Document Assistant, która pomaga w rejestracji, klasyfikacji i dalszym obiegu dokumentów w organizacji.