Jak obniżyć koszty druku w firmie? Audyt, MPS i kontrola wydruków

Coraz więcej organizacji chce ograniczać papierowy obieg dokumentów i usprawniać powtarzalne procesy administracyjne. Zanim jednak firma wdroży zaawansowane rozwiązania, warto zacząć od podstaw: sprawdzenia, ile stron firma drukuje dziennie, jak korzysta z urządzeń i które elementy środowiska wydruku generują największe koszty. To pierwszy krok do optymalizacji kosztów wydruku w firmie.

Wydaje Ci się, że w biurze działa tylko kilka drukarek, z których pracownicy korzystają sporadycznie? W praktyce może to być tylko złudzenie. Czy wiesz, ile sprawnych urządzeń znajduje się w firmie i w jakich działach są rozmieszczone?

Każdemu może się wydawać, że kilka dodatkowych kartek nie robi różnicy, jednak w skali całej organizacji nawet drobne, codzienne wydruki składają się na zauważalne koszty. Firma ponosi wydatki na materiały eksploatacyjne, serwis i energię, a dodatkowym obciążeniem są przestoje oraz czas poświęcany przez dział IT na obsługę urządzeń.

Dlatego ograniczanie wydatków warto zacząć od sprawdzenia, jak środowisko wydruku działa w praktyce – ile firma drukuje, gdzie powstają największe koszty i które obszary wymagają uporządkowania.

Audyt środowiska drukującego pozwala sprawdzić, ile urządzeń działa w organizacji, gdzie są rozmieszczone i jak często pracownicy faktycznie z nich korzystają.

WASKO w ramach usługi optymalizacji kosztów wydruku rozpoczyna działania od audytu środowiska IT i sprzętu drukującego. Na podstawie zgromadzonych danych inżynierowie dobierają odpowiednią liczbę urządzeń oraz ich rozmieszczenie, dbając o właściwą wydajność i konfigurację. Dzięki temu firma porządkuje środowisko wydruku na podstawie rzeczywistych potrzeb, kosztów i sposobu pracy użytkowników.

Sama liczba drukarek nie daje jednak pełnego obrazu sytuacji. Istotne jest również to, jak intensywnie wykorzystywane są poszczególne urządzenia i czy ich możliwości odpowiadają potrzebom danego działu. Sprzęt wystarczający dla kilkuosobowego zespołu może okazać się niewydajny w miejscu, w którym każdego dnia realizowana jest duża liczba wydruków.

Po audycie organizacja może zdecydować, czy obecny model zarządzania drukiem jest nadal opłacalny. W wielu firmach standardowym rozwiązaniem jest wymiana lub zakup kolejnych urządzeń, a następnie samodzielne zarządzanie ich serwisem, konfiguracją, materiałami eksploatacyjnymi i naprawami. Oznacza to dodatkowe obowiązki po stronie działu IT lub administracji.

Alternatywą jest outsourcing wydruku, określany jako Managed Print Services (MPS). To model, w którym firma korzysta z drukarek, urządzeń wielofunkcyjnych i oprogramowania bez konieczności samodzielnego utrzymywania całego środowiska. WASKO umożliwia dzierżawę lub leasing operacyjny urządzeń oraz rozliczanie za każdą wydrukowaną stronę.

Takie rozwiązanie ułatwia kontrolę kosztów i znacząco ogranicza obowiązki związane z bieżącym utrzymaniem sprzętu.

Koszty środowiska wydruku nie wynikają wyłącznie z liczby urządzeń czy zużycia materiałów eksploatacyjnych. Znaczenie ma również ich dostępność. Awaria drukarki może utrudnić pracę sekretariatu, księgowości, administracji czy punktu obsługi klienta, a jej skutki obejmują także czas potrzebny na zgłoszenie problemu oraz diagnostykę.

Monitoring pozwala na bieżąco kontrolować stan techniczny i eksploatacyjny urządzeń oraz szybciej wykrywać problemy wymagające interwencji. Może obejmować informacje o błędach urządzeń oraz poziomie materiałów eksploatacyjnych, co pozwala wcześniej zauważyć sytuacje mogące wpłynąć na ciągłość pracy użytkowników. Uzupełnieniem jest obsługa serwisowa realizowana w ramach SLA, które określa m.in. zasady i czas reakcji na zgłoszenia.

Dzięki temu organizacja może sprawniej reagować na awarie, ograniczać przestoje i lepiej przewidywać koszty związane z utrzymaniem środowiska wydruku.

Trudno ograniczać koszty, których nie widać. Dlatego jednym z kluczowych elementów optymalizacji jest raportowanie. Pozwala sprawdzić, które działy drukują najwięcej, gdzie powstają największe koszty i które urządzenia są najbardziej obciążone.

Raport może na przykład pokazać, że niewielkie urządzenie biurowe obsługuje znacznie większą liczbę wydruków, niż wynikałoby to z jego przeznaczenia, podczas gdy inne jest wykorzystywane sporadycznie. Takie dane pomagają ocenić, czy potrzebna jest zmiana rozmieszczenia sprzętu, jego konfiguracji lub sposobu kierowania zadań do poszczególnych urządzeń.

Na tej podstawie można również wdrożyć konkretne reguły drukowania, które ograniczają zbędne wydruki. Może to być na przykład domyślny druk dwustronny, ograniczenie wydruków kolorowych lub kierowanie większych zadań do bardziej ekonomicznych urządzeń. Pozwala to zmniejszyć zużycie papieru i bardziej racjonalnie wykorzystywać zasoby.

W wielu firmach drukowane są dokumenty zawierające dane osobowe, finansowe lub biznesowe. Jeśli pracownik wydrukuje taki dokument i pozostawi go bez nadzoru na ogólnodostępnej tacy odbiorczej, informacje mogą trafić do niewłaściwej osoby. Może również przypadkiem wybrać niewłaściwą drukarkę i nie wiedzieć, gdzie znajduje się jego dokument.

Rozwiązaniem tego problemu jest wydruk podążający (Follow-Me Printing). Dokument pozostaje w kolejce wydruku i jest drukowany dopiero po autoryzacji użytkownika przy wybranym urządzeniu. Mechanizm ten zwiększa kontrolę nad wydrukami i zmniejsza ryzyko pozostawienia dokumentów bez nadzoru przy urządzeniu.

Uporządkowanie środowiska wydruku pozwala lepiej kontrolować koszty, zwiększyć dostępność urządzeń, ograniczyć zbędne wydruki i poprawić bezpieczeństwo dokumentów. Obejmuje przy tym znacznie więcej niż sam dobór czy wymianę drukarek.

Optymalizacja kosztów wydruku może być początkiem szerszych zmian w sposobie pracy z dokumentami. Gdy organizacja wie, ile drukuje, jak wykorzystywane są urządzenia i gdzie powstają największe koszty, może świadomie planować kolejne działania – ograniczać papierowy obieg dokumentów, przechodzić do ich digitalizacji i usprawniać procesy administracyjne.