W poprzednim artykule pokazaliśmy, jak OCR pozwala rozpoznać treść dokumentu i wyodrębnić z niego dane. To jednak nie kończy jego obsługi.
Rozpoznany dokument trzeba jeszcze zarejestrować, odpowiednio opisać, sklasyfikować i przekazać do właściwej osoby, działu lub systemu. AI może wspierać część tych czynności, analizując treść i przygotowując informacje potrzebne na kolejnych etapach pracy.
Chcesz usprawnić rejestrację i elektroniczny obieg dokumentów?
Sprawdź jak AIDA – AI Document Assistant wspiera automatyzację rejestracji, klasyfikacji i dalszego obiegu dokumentów.
Jakie informacje są potrzebne do rejestracji dokumentu?
Rejestracja dokumentu wymaga informacji, które pozwalają go jednoznacznie opisać i później odnaleźć. Mogą to być m.in. nadawca, adres, data pisma i data wpływu, numer sprawy, typ dokumentu lub inne dane wymagane w danym procesie.
Przy ręcznej obsłudze pracownik musi odnaleźć te informacje w treści i wprowadzić je do odpowiednich pól formularza. Przy dużej liczbie dokumentów zajmuje to czas i zwiększa ryzyko pomyłek.
Przykładowo pismo przychodzące może zawierać dane nadawcy, datę, numer sprawy oraz informacje pozwalające określić jego kategorię. Zamiast przepisywać je ręcznie do formularza, użytkownik może otrzymać formularz z wstępnie uzupełnionymi polami i skoncentrować się na ich weryfikacji.
AIDA może wyodrębniać z treści informacje potrzebne do rejestracji i na ich podstawie wstępnie uzupełniać odpowiednie pola formularza.
Na czym polega klasyfikacja dokumentów?
Po zarejestrowaniu dokument trzeba przypisać do właściwej kategorii lub rodzaju sprawy. Klasyfikacja pozwala określić, czego dotyczy pismo i jaki powinien być kolejny etap jego obiegu.
W administracji publicznej może to oznaczać przypisanie dokumentu do odpowiedniej pozycji rzeczowego wykazu akt (RWA). W przedsiębiorstwach dokumenty mogą być klasyfikowane np. jako faktury, umowy, reklamacje, zamówienia lub korespondencja kierowana do konkretnych działów.
Pismo dotyczące reklamacji może zawierać dane podobne do zwykłej korespondencji handlowej, ale jego treść wskazuje na inny sposób postępowania z dokumentem. Samo odczytanie danych nie wystarcza wtedy do prawidłowego zaklasyfikowania dokumentu.
AI może analizować treść i na jej podstawie proponować właściwą kategorię. AIDA wspiera również klasyfikację zgodną z RWA.
Klasyfikacja może być jednym z elementów szerszego procesu przetwarzania dokumentów. Intelligent Document Processing (IDP) obejmuje rozpoznawanie treści, analizę danych oraz ich wykorzystanie w kolejnych etapach pracy z dokumentem. OCR odpowiada przede wszystkim na pytanie „co znajduje się w dokumencie?”, natomiast IDP pomaga również określić, czym jest dokument i do jakiego procesu powinien zostać skierowany.
Jak AI pomaga szybko rozpoznać temat dokumentu?
Przy obsłudze dużej liczby pism istotne jest szybkie ustalenie, czego dotyczy dokument. Samo nadanie tytułu, opisanie sprawy lub podjęcie decyzji o dalszym przekazaniu pisma może wymagać zapoznania się z jego treścią.
Kilkustronicowe pismo może dotyczyć reklamacji, wniosku lub odpowiedzi na wcześniejszą korespondencję. AI może przygotować propozycję tytułu i krótkie streszczenie, które pomagają użytkownikowi szybciej zorientować się w treści dokumentu i zdecydować, gdzie powinien on zostać przekazany.
Jak dane z analizy trafiają do systemu obiegu dokumentów?
Wyniki analizy dokumentu mogą zostać wykorzystane w systemie, w którym organizacja prowadzi obsługę spraw. Może to być platforma DMS, system kancelaryjny lub inne rozwiązanie do zarządzania korespondencją.
Integracja pozwala przekazać przygotowane dane bez konieczności ręcznego przepisywania ich między systemami. AIDA może działać jako moduł współpracujący z istniejącymi rozwiązaniami DMS i systemami obiegu dokumentów.
W praktyce może to oznaczać, że rozpoznane dane nadawcy, typ dokumentu i proponowana kategoria trafiają bezpośrednio do odpowiednich pól. Użytkownik może wykorzystać wyniki wcześniejszej analizy w systemie, w którym kontynuuje pracę ze sprawą.
Od OCR do dalszego obiegu dokumentu
OCR pozwala pozyskać treść i dane z dokumentu. Kolejne etapy dotyczą już ich praktycznego wykorzystania: rejestracji pisma, przypisania właściwej kategorii, uzupełnienia wymaganych pól oraz skierowania dokumentu do kolejnego etapu procesu lub właściwego odbiorcy.
Automatyzacja może połączyć te czynności w jeden proces. Zamiast rozpoczynać obsługę dokumentu od pustego formularza, użytkownik otrzymuje informacje przygotowane do weryfikacji i zatwierdzenia.
