Ta strona wykorzystuje w celach statystycznych mechanizm cookies (tzw. ciasteczek). Dalsze korzystanie z serwisu oznacza, że pliki cookies będą zapisywane w pamięci urządzenia. W konfiguracji przeglądarki można zmienić ustawienia dotyczące obsługi tych plików.
Dowiedz się więcej o naszej Polityce prywatnościNie pokazuj więcej tego komunikatu.

System raportowania pracy zdalnej

Wraz z pojawieniem się pandemii COVID-19 pojawiła się konieczności minimalizacji zagrożenia zarażenia pracowników. Jednym z rozwiązań jest umożliwienie pracy zdalnej. Wykonywanie pracy zdalnej niesie ze sobą nowe wyzwania dla pracodawcy, który potrzebuje narzędzi do łatwego i efektywnego raportowania postępu prac. Poniżej przedstawiamy, jak udało się to szybko zrealizować dzięki elastyczności systemu NEDAPS.

Zapotrzebowanie

Firma nie dysponuje systemem raportowania pracy zdalnej. Problem został doraźnie rozwiązany dzięki użyciu Formularzy Google, w których każdy z pracowników zapisuje raport z wykonanych w danym dniu prac. Tak zgromadzone dane są pobierane w postaci pliku .csv do arkusza kalkulacyjnego gdzie są dalej przetwarzane. Każdego dnia kilkunastu kierowników zapisuje na współdzielony dysk przygotowany wcześniej plik. Następnie odpowiedzialne za to osoby agregują wszystkie dane i przygotowują zbiorcze zestawienie.

Codziennie każdy z kierowników musi utworzyć osobny formularz odpowiadający za raport danego dnia. Wygenerowany każdorazowo nowy link ma obowiązek rozesłać mailem dla każdego pracownika z powiadomieniem o konieczności wypełnienia go. Zdarza się jednak, że pracownicy wypełnią dany formularz dwukrotnie. Pojawiają się również błędne dane w rubrykach z imieniem lub działem, do którego dany pracownik przynależy. Powoduje to chaos w danych zbieranych przez kierownika, który zobowiązany jest do indywidualnego powiadomienia pracownika o zaistniałym błędzie. Nie jest przy tym wykluczone, iż mail z prośbą o wprowadzenie poprawek zostanie odczytany z opóźnieniem nawet kilku dni. W międzyczasie zaś gromadzą się kolejne błędy lub braki w raportach. Dodatkowo, każdego dnia generowane są dzienne zestawienia, które następnie składają się na tygodniowe, Tak przygotowane dane przechowywane są w prywatnej chmurze.

Jak wynika z powyższego – pomimo w pełni funkcjonalnego rozwiązania, na każdym etapie zajmuje ono zbyt dużo czasu. Ponadto – w przypadku pojawienia się błędu lub braku harmonogramu – kierownik musi sam wysłać e-mail do pracownika. Zaimplementowane na bazie systemu NEDAPS rozwiązanie wyeliminowało przedstawione problemy oraz dzięki automatyzacji znacząco skróciło czas przeznaczony na raportowanie prac zdalnych.

Rozwiązanie

Dzięki elastyczności systemu NEDAPS możliwe było stworzenie rozwiązania, będącego odpowiedzią na zapotrzebowanie firmy. Dopasowuje się ono do istniejących już procedur raportowania. Rozwiązanie to pozwala na uporządkowanie grafików pracy pracowników oraz raportowania pracy zdalnej. Dzięki niemu każdy pracownik może dodać raport swojej pracy, bez konieczności zaangażowania swojego przełożonego. Pracownicy nie muszą podawać podstawowych informacji (takich jak imię i nazwisko, departament, dział) ponieważ dane te pobierane są automatycznie przez system NEDAPS z domeny oraz innych systemów usług katalogowych. Skraca to istotnie czas poświęcony na wypełnianie raportów oraz redukuje możliwość wystąpienia błędów. Ponadto wyeliminowano konieczność codziennego wysyłania przypomnienia o obowiązku wypełnieniu formularzy. Jeśli pracownik deklaruje tryb pracy zdalnej w danym dniu, system automatycznie wysyła mu maila z przypomnieniem o wypełnieniu raportu. W przypadku braku grafiku tygodniowego lub uzupełnionego raportu w dniu, w którym zadeklarowany był tryb pracy zdalnej, do przełożonego wysyłany jest mail z informacją o wszystkich pracownikach, którzy tego nie zrobili. Dzięki temu przełożony nie musi sprawdzać arkuszy w poszukiwaniu pojedynczych braków. System zapewnia również wgląd dyrekcji i zarządu we wszystkie raporty.

Dane w systemie można filtrować, a używane arkusze można całkowicie zastąpić. Jeśli menedżerowie, dyrekcja lub kierownictwo wolą pozostać przy korzystaniu z plików .xlsx lub .csv, system umożliwia pobieranie danych w tym formacie.

Dodatkowo system pozwala kierownikowi na dodanie grafików zaległych i przyszłych dla danego pracownika, co rozwiązuje problem braku tych harmonogramów, gdy pracownik ma wolne.

Korzyści

Kierownicy codziennie poświęcali około 15 minut na tworzenie tabeli zawierających informacje o pracy zdalnej pracowników. W przeliczeniu dawało to ponad godzinę pracy każdego z nich tygodniowo. Ponadto indywidualna korespondencja z każdym pracownikiem z powodu braku grafiku lub raportu zajmowała dodatkowy czas, który powodował, że kierownik nie mógł zająć się bardziej odpowiedzialnymi pracami lub zostawał od nich oderwany. Można więc przyjąć, że każdy z kierowników spędzał około 2 godzin tygodniowo na pracach związanych z grafikami i raportami. Wdrożenie systemu NEDAPS pozwoliło zatem zaoszczędzić dla 12 kierowników działów w sumie tygodniowo 24 godziny ich pracy. W ujęciu rocznym daje to zmniejszenie pracochłonności całego procesu raportowania o 7,5 osobomiesiąca (0,63 FTE rocznie). Również dla pracowników wypełnianie raportów stało się łatwiejsze, szybsze oraz mniej podatne na występowanie błędów.

Fundusze Europejskie - Program Regionalny
Mamy dla Ciebie e-kartkę. Kliknij tutaj i zobacz!
Unia Europejska - Europejski Fundusz Rozwoju Regionalnego