Ta strona wykorzystuje w celach statystycznych mechanizm cookies (tzw. ciasteczek). Dalsze korzystanie z serwisu oznacza, że pliki cookies będą zapisywane w pamięci urządzenia. W konfiguracji przeglądarki można zmienić ustawienia dotyczące obsługi tych plików.
Dowiedz się więcej o naszej Polityce prywatnościNie pokazuj więcej tego komunikatu.

Case Study

JTI Polska

Klient

W 2019 roku Zarząd firmy JTI Polska podjął decyzję o wdrożeniu systemu informatycznego, którego celem była optymalizacja obsługi procesów związanych z obsługą umów i faktur.

 

 

Wybór systemu

W toku poszukiwań i rozmów z dostawcami wybrano system IntraDok Pro, którego twórcą jest Grupa Kapitałowa WASKO. Został on dostarczony wraz z zintegrowanym modułem obsługi procesów Workflow,z integracją ABBYY FlexiCapture for Invoices oraz z integracją z systemem SAP ERP. Rozwiązanie uruchomione zostało na środowisku Microsoft Azure.

Efektywność

System IntraDok PRO doskonale konsoliduje eksploatowane w organizacji rozwiązania informatyczne i stanowi miejsce procedowania dokumentów, dzięki któremu Zarząd Spółki oraz osoby z nadzoru są w stanie efektywnie zarządzać dokumentacją.

WASKO – Integrator

WASKO SA, oprócz dostarczenia gotowego rynkowego rozwiązania, występuje w tym wdrożeniu w roli integratora wielu systemów. Jako autor rozwiązania może dokonywać w Systemie IntraDok PRO zmian w zależności od bieżących i przyszłych potrzeb Klientów, a dzięki modułowi Workflow może odzwierciedlić i zautomatyzować dowolny przebieg dokumentacji i zadań w organizacji, co pozwala na kompleksowe zaspokojenie potrzeb biznesowych klienta. Tym samym zaproponowane rozwiązanie to kompleksowy i nowoczesny System Elektronicznego Obiegu Dokumentów, który jest systemem w pełni skalowalnym oraz otwartym na zmiany, dopasowującym się do potrzeb Klienta.

Problem

Dostarczenie nowej uporządkowanej platformy pozwoliło na budowę zautomatyzowanych procesów. Niezwykle istotna jest możliwość elastycznego zarządzanie tymi procesami oraz możliwość ich dalszej rozbudowy. W pierwszym etapie wdrożenia przygotowano dla potrzeb Klienta dwa w pełni zautomatyzowane procesy biznesowe Workflow zapewniające automatyzację i standaryzację obsługi.

Rozwiązanie

Proces Workflow odpowiadający za przetwarzanie fakturProces Workflow odpowiadający za przetwarzanie fakturzintegrowany z rozwiązaniem ABBYY Flexi Capture for Invoices, które rozpoznaje dane faktur, co w połączeniu z bazą kontrahentów z IntraDok daje możliwość w pełni automatycznego przyporządkowania dokumentów do odpowiednich kontrahentów,
Proces Workflow odpowiadający za przetwarzanie fakturProces Workflow odpowiadający za przetwarzanie fakturzintegrowany z systemem SAP ERP co zapewniło pełną weryfikację danych faktur, a także kontrahentów z tym systemem
Proces Workflow odpowiadający za wsparcie procesu obsługi umówProces Workflow odpowiadający za wsparcie procesu obsługi umówzbudowanie kompletnego, w pełni przeszukiwalnego repozytorium umów z możliwością udostępniania wybranych umów konkretnym użytkownikom,
Proces Workflow odpowiadający za wsparcie procesu obsługi umówProces Workflow odpowiadający za wsparcie procesu obsługi umówzbudowanie mechanizmu tworzenia i zatwierdzania wzorów standardowych umów.

Dla organizacji JTI Polska niezwykle istotne jest posiadanie miejsca, w którym znajduje się kopia wszystkich faktur, które logicznie są zintegrowane z systemem centralnym SAP ERP - zatem dzięki tej integracji umożliwiona została szybka weryfikacja poprawności danych.
Szybkie, oszczędne i przejrzyste przetwarzanie faktur, od momentu wpłynięcia dokumentu, aż do jego zaksięgowania.
Każda rozbieżność danych występująca pomiędzy systemami SAP ERP oraz IntraDok jest weryfikowana i rozstrzygana lub kierowana do wyjaśnienia.
Zwiększenie wydajności procesów księgowych, skrócony czas obsługi, eliminacja błędów oraz pełna automatyczna weryfikacja całości przetwarzanych danych.
Uzyskanie przez Dział Prawny pełnej kontroli nad ustandaryzowanymi typami umów, użytkownik końcowy ma możliwość uzupełnienia danych wyłącznie w miejscach, w których zaplanowano ich uzupełnienie – rozwiązanie redukuje możliwość zawarcia umów zawierających błędy prawne,
Sprawna wewnętrzna akceptacja każdej nowej umowy, wraz z niezbędnymi załącznikami, a tym samym uzyskanie pewności, co do akceptacji poszczególnych pracowników przed podpisaniem ostatecznej papierowej wersji dokumentu umowy.

Rezultat

Dostarczone rozwiązanie dzięki swej uniwersalności gotowe jest do dalszej rozbudowy i objęcia swym zakresem także innych procesów organizacji, w szczególności do połączenia logicznego produktów obu dostarczonych już procesów, o których mowa powyżej (połączenie dokumentów faktur z wybranymi umowami).

 

Fundusze Europejskie - Program Regionalny
Mamy dla Ciebie e-kartkę. Kliknij tutaj i zobacz!
Unia Europejska - Europejski Fundusz Rozwoju Regionalnego