Ta strona wykorzystuje w celach statystycznych mechanizm cookies (tzw. ciasteczek). Dalsze korzystanie z serwisu oznacza, że pliki cookies będą zapisywane w pamięci urządzenia. W konfiguracji przeglądarki można zmienić ustawienia dotyczące obsługi tych plików.
Nie pokazuj więcej tego komunikatu.

Przeznaczenie

Elektroniczny System Obiegu Dokumentów IntraDOK to platforma zarządzania informacją oraz wspierania procesów biznesowych przeznaczona dla:

  • nowoczesnych podmiotów sfery publicznej i prywatnej, w których konieczny jest sprawny i niezawodny przepływ dokumentów i spraw,
  • firm, które są zainteresowane systemowym i sprawnym delegowaniem zadań poszczególnym jednostkom i osobom,
  • organizacji posiadających archiwa dokumentów, dla których konieczny jest niezawodny dostęp z różnych lokalizacji oraz szybkie wyszukiwanie treści w nich zawartych,
  • jednostek administracji publicznej realizujących ustawową obsługę spraw obywateli.

Zastosowanie

System IntraDOK umożliwia:

  • digitalizację przychodzących dokumentów oraz archiwizację istniejących zasobów,
  • szybką rejestrację i klasyfikację dokumentów na bazie OCR,
  • przyspieszenie i usprawnienie obiegu dokumentów, spraw, zadań, poleceń itp.,
  • tworzenie własnych procesów obiegu i akceptacji zadań, dokumentów i spraw (WorkFlow),
  • integrację funkcjonalności elektronicznego obiegu dokumentów z zewnętrznymi systemami poprzez modelowanie własnych procesów WorkFlow,
  • tworzenie raportów oraz zestawień w ramach modułu Business Intelligence,
  • zarządzanie czasem pracowników (terminarze indywidualne i grupowe),
  • zarządzanie absencjami pracowników (np. urlop, zastępstwo, delegacja),
  • zarządzanie rezerwacjami firmowymi (sale, flota, wyposażenie, itp.).

 

 

Funkcjonalność

Elektroniczna archiwizacja dokumentów

System IntraDOK umożliwia konwersję dokumentów z formy papierowej do postaci elektronicznej. Skanowanie dokumentów odbywa się z poziomu biura podawczego lub sekretariatu wykorzystując dowolną przeglądarkę internetową oraz odpowiedni skaner.

 

Bezpieczeństwo przechowywanych informacji

IntraDOK posiada wbudowane mechanizmy zabezpieczeń typu RBAC (Role Based Access Control). Dzięki temu, użytkownikowi nadawany jest dostęp jedynie do dokumentów i funkcji wynikających z jego uprawnień i kompetencji. Każda operacja na dokumencie jest rejestrowana w wewnętrznym dzienniku zdarzeń. Poświadczenia dokumentów podpisem elektronicznym przez poszczególnych użytkowników systemu dają gwarancję jego autentyczności.

 

Baza danych teleadresowych

IntraDOK posiada możliwość tworzenia bazy danych teleadresowych kontrahentów, bazy danych personalnych własnych pracowników, a także zdefiniowanych grup kontaktów. Kontakty te są organizowane w uporządkowanej formie, dzięki czemu  zarządzanie relacjami jest o wiele prostsze i bardziej intuicyjne niż do tej pory.

Natychmiastowy dostęp do dokumentów

Zamiana formy dokumentu z papierowej na elektroniczną pozwala na natychmiastowy dostęp do niego szerokiej grupie użytkowników w tym samym czasie z poziomu przeglądarek WWW.

 

 

Zarządzanie zadaniami i procesami biznesowymi (Workflow)

Charakterystyczną cechą IntraDOK jest integracja funkcji elektronicznego obiegu dokumentów z modelowaniem procesów biznesowych na dowolnym poziomie szczegółowości, który wynika ze specyficznych warunków pracy w danej firmie lub instytucji.

 

Zarządzanie cyklem życia dokumentu

System jest w stanie odwzorować cykl życia danego dokumentu w organizacji (np. dla faktury: wpłynięcie  > rejestracja w systemie > weryfikacja formalna i opis > akceptacja > przekazanie do zapłaty > archiwizacja). IntraDOK pozwala na określenie różnych cykli dla różnych typów dokumentów.

 

 

 

Integracja
IntraDOK umożliwia łatwą integrację procesu obiegu dokumentów z zewnętrznymi systemami dzięki zastosowaniu popularnych mechanizmów wymiany. Mechanizmy te są dostępne w postaci łatwo konfigurowalnych komponentów, które wprowadza się do procesu Workflow za pomocą narzędzia graficznego.

 

Łatwe wyszukiwanie informacji
Wyszukiwanie dokumentów w systemie IntraDOK odbywa się za pomocą intuicyjnego narzędzia graficznego. Istnieje możliwość zastosowania gotowych filtrów wyszukiwania, jak i pól określanych przez użytkownika.

intradok_graf

 

Korzyści

IntraDOK zapewnia:

  • niższe koszty eksploatacyjne związane z mniejszą ilością drukowanych i wysyłanych dokumentów (tonery, papier, znaczki),
  • istotne przyspieszenie przepływu informacji,
  • ograniczenie do zera ryzyka zgubienia dokumentu,
  • pełną identyfikację działań użytkowników w odniesieniu do dokumentów, spraw, czy też zadań,
  • ochronę dokumentów przed trafieniem w niepowołane ręce,
  • pełną automatyzację powtarzalnych procedur – skutkujących wyższą wydajnością pracy,
  • wsparcie podczas uzyskiwania lub utrzymywania standardów ISO w organizacji.

Nasze referencje

  • Alior Bank S.A.
  • Urząd Miasta Krakowa
  • Miejskie Przedsiębiorstwo Komunikacji w Krakowie
  • Komenda Wojewódzka Policji w Krakowie
  • Urząd Marszałkowski Województwa Dolnośląskiego we Wrocławiu
  • Urząd Marszałkowski Województwa Pomorskiego w Gdańsku
  • Naczelna Dyrekcja Archiwów Państwowych
  • Mota Engil Central Europe S.A.
  • Centrum Onkologii – Instytut im. Marii Skłodowskiej-Curie w Gliwicach
  • Wyższy Urząd Górniczy w Katowicach
  • Kompania Węglowa w Katowicach
  • Katowicki Holding Węglowy w Katowicach
  • Grupa RMF
  • Miejskie Przedsiębiorstwo Komunikacyjne we Wrocławiu
  • Polskie Sieci Elektroenergetyczne – Południe S.A. w Katowicach
  • Narodowe Centrum Badań i Rozwoju w Warszawie
  • Narodowy Fundusz Zdrowia w Krakowie
    i wiele innych.